docs/source/waitinglist.rst

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 Warteliste und neue Mitglieder
 ==============================
 
-Hier wird die Warteliste erklärt und verschiedene Möglichkeiten erläutert, wie
-neue Teilnehmer\*innen angelegt werden können.
+Neben der Verwaltung von bestehenden Teilnehmer\*innen, verwaltet und automatisiert der
+Kompass auch möglichst viel der Aufnahme neuer Teilnehmer\*innen.
 
-.. warning::
-   Diese Seite ist noch im Aufbau.
+Grundsätzlich registrieren sich neue Mitglieder als Teilnehmer\*in einer Gruppe
+im Kompass selbst. Dazu gibt es ein Registrierungsformular, indem das neue Gruppenkind oder
+auch der*die neue Jugendleiter*in alle Stammdaten selber eingeben kann:
+
+.. image:: images/members_registration_form.png
+
+Natürlich soll sich nicht jede Person einfach so registrieren können, daher gibt es zwei Wege
+zur Registrierung und damit zur Aufnahme als Teilnehmer\*in im Kompass:
+
+- `Anmeldung auf der Warteliste`_ und Einladung zu einem Gruppenplatz sobald einer verfügbar ist:
+  Dies betrifft Gruppen, die zur Zeit keine freien Plätze haben, wie zum Beispiel volle Klettergruppen.
+- `Direkte Registrierung`_ per :ref:`group-registration-password`: Für Gruppen ohne Warteliste kannst du
+  als Leiter*\in deiner
+  Gruppe neuen Mitgliedern das persönliche Gruppenpasswort mitteilen mit dem sie sich direkt
+  auf der Webseite für deine Gruppe registrieren können.
+
+Nach Ausfüllen des Registrierungsformulars landen die Daten im Kompass unter
+`Unbestätigte Registrierungen`_. Du überprüfst diese dann auf Vollständigkeit und bestätigst gegebenenfalls
+die Registrierung, um die Person in deine Gruppe aufzunehmen.
+
+Im folgenden werden die verschiedenen Komponenten erläutert. Während du als Gruppenleiter\*in in der
+:ref:`registration` selbst die Daten deiner neuen Gruppenmitglieder kontrollierst und bestätigst,
+wird die Warteliste von unserer\*unserem Beauftragte\*n für die Warteliste geführt.
+
+.. _registration:
+
+Registrierung
+-------------
+
+Ob über die Warteliste oder über ein :ref:`group-registration-password`: Erreicht die Person
+den Status in eine Gruppe aufgenommen zu werden, trägt die Person ihre Daten selbstständig
+über die Webseite ein.
+
+Hier werden neben den Daten aus der Wartelistenanmeldung, auch eine Telefonnummer, Adresse und ein
+Scan oder Foto vom Anmeldeformular abgefragt. Ebenso ist mindestens ein Notfallkontakt zu hinterlegen.
+
+Liegt eine neue *Unbestätigte Registrierung* für eine Gruppe vor, so werden die Jugendleiter\*innen der
+Gruppe darüber benachrichtigt.
+
+Unbestätigte Registrierungen
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
+Nach ausgeführter Registrierung landet der\*die Teilnehmer\*in unter `Unbestätigte Registrierungen`_.
+Hier siehst du alle Teilnehmer\*innen, die sich für deine Gruppe registrieren möchten. Möchte
+die Person deiner Gruppe beitreten und hast du alle
+Daten auf Vollständigkeit geprüft? Dann bestätige die Registrierung um den\*die neue Teilnehmer\*in in
+deine Gruppe aufzunehmen.
+
+Hat sich die Person dagegen entschieden sich deiner Gruppe anzuschließen, kannst du
+den\*die Teilnehmer\*in wieder auf die Warteliste zurücksetzen:
+
+.. image:: images/members_unconfirmed_registration_demote.png
+
+Neues Mitglied in euerer Gruppe
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
+Nach dem ihr ein neues Mitglied in eurer Gruppe habt seid ihr auch vorrangig für die Datenpflege
+zuständig. Bitte ruft die Detailansicht des\*der Teilnehmer\*in auf. Öffnet das Anmeldeformular und
+Übertragt die Infos in die zugehörigen Felder. Weiteres dazu findet ihr in der
+:ref:`Teilnehmer\*innenverwaltung <members>`
+
+.. _group-registration-password:
+
+Gruppenpasswort
+---------------
+
+Für Gruppen die keine Warteliste haben, geht die Anmeldung direkt per E-Mail. Damit auch hier
+die Daten nicht manuell eingegeben werden müssen, kann für die Gruppe ein Registrierungspasswort
+angelegt werden.
+
+Möchtest du für deine Gruppe ein solches Passwort anlegen, dann `melde dich
+bei uns`_. Du kannst im Anschluss das Passwort deinen neuen Teilnehmenden mitteilen, sodass
+sich diese direkt `registrieren`_ können.
+
+Warteliste
+----------
+
+Wer gute und engagierte Jugendarbeit macht, stößt meist auf ein (schönes) Problem: Die Nachfrage
+ist höher als es das ehrenamtliche Angebot hergibt. Daher können wir nicht allen
+Interessierten einen Gruppenplatz anbieten und dürfen daher eine Warteliste pflegen.
+
+Auf der `Anmeldungsseite`_ können sich Interessierte in unsere Warteliste eintragen. Wann immer
+es wieder Platz in einer Jugendgruppe gibt, werden die Plätze den Personen auf der Liste entsprechend
+ihrer Reihenfolge angeboten.
+
+.. note::
+   Die folgenden Punkte werden federführend von unserer\*m Berauftragten für die Warteliste geführt.
+   Lies dennoch gerne weiter um die Prozesse tiefer zu verstehen! Es kann allerdings passieren, dass
+   du manche der Links im Folgenden nicht aufrufen kannst.
+
+Anmeldung
+^^^^^^^^^
+
+Interessierte können sich selbst auf der Webseite `anmelden`_. Die Daten für den Eintrag in die Warteliste
+sind bewusst so gering wie möglich gehalten. Es wird nur der Name, Geburtsdatum, Gender und Mail erfasst.
+Zusätzlich gibt es ein Freitextfeld für eine Nachricht.
+
+Um sicherzustellen, dass die E-Mail Adresse stimmt, wird zusätzlich eine Bestätigung der E-Mail Adresse abgefragt.
+
+Verwaltung im Kompass
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
+Eingereichte Anmeldungen landen im Kompass im Bereich `Warteliste`_. Neben der Übersicht
+über alle Einträge auf der Warteliste, siehst du in der Detailansicht weitere Felder
+wie zum Beispiel der bei der Anmeldung eingegebene Text.
+
+Hast du eine Anmerkung zu einer Anmeldung, kannst du das im *Kommentare* Feld hinterlassen.
+
+.. note::
+   Im Kompass lassen sich nicht manuell Wartelisteneinträge hinzufügen. Anfragen per Mail
+   sind auf das Formular zu verweisen, damit wird sichergestellt, dass die
+   E-Mail Adresse bestätigt wird.
+
+Einladung zu einer Gruppe
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
+Ist ein Platz frei geworden wird dieser Kindern von der Warteliste angeboten. Dies kann entweder durch
+Auswahl mehrer Kinder in der Liste erfolgen, oder über den Knopf *Zu Gruppe einladen*, wenn man die
+Detailseite zu einem Kind geöffnet hat.
+
+.. image:: images/members_waitinglist_change_invite_to_group_button.png
+
+Wenn du auf *Zu Gruppe einladen* klickst, gelangst du zu einer Seite auf der du
+die Gruppe auswählen kannst zu der du die Person einladen möchtest.
+
+.. image:: images/members_waitinglist_change_invite_to_group_selection.png
+
+Klickst du dann auf *Einladen* wird das Kind / Eltern über die hinterlegte E-Mail Adresse darüber
+informiert, dass es einen freien Gruppenplatz gibt. Die Mail enthält Zeit und Wochentag der
+Gruppenstunde, wenn diese im Kompass hinterlegt sind. In der Mail ist außerdem ein Downloadlink zu
+unserem Anmeldeformular und ein Link zur :ref:`registration` enthalten.
+
+Passt die Zeit nicht, so kann die eingeladene Person den Platz direkt per Link aus der Mail heraus
+ablehnen.
+
+Eine Übersicht über alle Einladungen, die an die Person bereits verschickt wurden,
+siehst du in der Detailansicht im Tab *Gruppeneinladungen*. Dort siehst du auch, ob die Einladung
+noch aussteht oder abgelehnt wurde.
+
+Die Leitung der Gruppe erhält die Mail per CC. Bitte nur lesen und keine Links klicken...
+
+Pflege der Warteliste
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
+Kinder werden manchmal schon vor der Geburt auf die Warteliste gesetzt, zwischen der Anmeldung
+und der ersten Einladung zu einer Schnupperstunde können also Jahre vergehen. Das bedeutet natürlich,
+dass sich das Interesse über die Zeit verändern kann.
+
+Um zu verhindern, dass über lange Zeit *Karteileichen* mitgeschleppt werden, die gar kein Interesse
+mehr an einem Jugendgruppenplatz haben, bietet der Kompass die Funktion eine wartende Person
+aufzufordern ihr Interesse zu bestätigen.
+
+Das passiert in regelmäßigen Abständen automatisch: Allen Wartenden wird eine E-Mail geschickt mit
+einem Link, mit dem sie mit einem Klick ihr Interesse bestätigen können. Falls die Person
+drei Erinnerungen verstreichen lässt, wird sie automatisch von der Warteliste entfernt.
+
+.. _Anmeldungsseite: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist
+.. _`Anmeldung auf der Warteliste`: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist
+.. _`anmelden`: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist
+.. _`Warteliste`: https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/memberwaitinglist/
+.. _`Direkte Registrierung`: https://jdav-hd.de/de/members/register
+.. _`registrieren`: https://jdav-hd.de/de/members/register
+.. _`Unbestätigte Registrierungen`: https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/memberunconfirmedproxy/
+.. _`melde dich bei uns`: mailto:digitales@jdav-hd.de