Ausfahrt mit mehreren TN und Ausfahrtenabrechnung #43

allgemeines Thema: müssen JL als TN im TN-Tab angegeben werden wenn sie sowieso sxhon als Julei eingetragen sind? -> scheinbar ja da sonst nicht in KI-Liste.
Hilfe-Texte: Ich würde folgende Hilfetexte ergänzen:

Tab Allgemein: "Hier kannst du allgemein Angaben zu deiner Ausfahrt machen. Diese sind teilweise relevant für die Zuschüsse aus dem Jugendetat (Verkehrsmittel, Fahrstrecke in km)."

Tab Teilnehmer: "Gib hier bitte alle Personen an, die bei der Ausfahrt dabei sind (auch JL). Hier kannst du auch spontan kurz vor Abfahrt noch Änderungen machen und so jederzeit die aktuelle Teilnehmer*innenliste für die Krisenintervention generieren."

Tab Seminarberichte: "Hier kannst du an einem Seminarbericht für die Beantragung von Zuschüssen des Landesjugendplans (LJP) arbeiten. Weitere Informationen zur Gestaltung von Seminarberichten findest du im JL-Wiki. Den Seminarbericht oder wahlweise nur TN-Liste und Kostenübersicht kannst du anschließend herunterladen."

Tab Abrechnungen: "Gib hier bitte alle deine Ausgaben in Zusammenhang mit der Ausfahrt an und lade entsprechende Belege/Quittungen hoch. Diese müssen für die Beantragung von LJP-Zuschüssen langfristig aufbewahrt werden. Die Kurzbeschreibung der einzelnen Posten wird dabei auf der LJP-Kostenübersicht angezeigt (sinnvoll wären z.B. Anreise, Verpflegung, Material etc.)"

Wenn Abrechnung eingereicht: Ich habe festgestellt, dass als Tagessatz Aufwandsentschädigung 10€ eingetragen sind. Das sind aktuell 22€. Bei meiner Test-Ausfahrt hatte ich 3 JL eingetragen (sowohl im Tab Allgemein, als auch im Tab TN), bei 6 TN hab ich aber nur 2 genehmigt bekommen, da hat der Algorithmus den auszuzahlenden Betrag einfach durch 3 geteilt (Screenshot). Praktisch muss Finanzwart aber eine Aufwandsentschädigung an genau einen Menschen auszahlen und Zuschüsse zu Anfahrt/ÜN auch an einen definierten Menschen. Kannst du das hart verdrahten, dass er in diesem Fall (JL genehmigt) 2 Überw. mit voller Aufwandsentsch. erstellt und eine extra Überw. mit Zuschuss ÜN/Anreise (Empfänger zufällig oder von oben, kann ja manuell angepasst werden)?
Rendering Seminarbericht: Kann man mehrere Ausgaben mit dem gleichen Namen (z.B. mehrere Belege mit Kurzbeschreibung Verpflegung) aufsummieren und gemeinsam unter "Verpflegung" anzeigen?
Feature Request: Aktuell ist der Bereich Quittungen/Abrechnung für den einzelnen JL schwer nachzuvollziehen. Wäre es möglich, hier mittelfristig noch etwas umzugestalten? Folgender Vorschlag: Abrechnungen ist weiterhin für Ausgaben/Belege da (vielleicht eher Ausgaben nennen?). Neuer Tab Kostenübersicht listet alle Kosten aus hochgeladenen Quittungen auf, sowie die zu erwartenden Sektionszuschüsse abh. von den aktuellen Angaben in der Ausfahrt. So könnte bereits vor der Ausfahrt durch Angabe von Schätzwerten bei Quittungen ein zu erwartender TN-Beitrag angezeigt werden, bzw. zu erwartende Zuschüsse. In diesen Tab würde ich dann wenn umsetzbar auch den Button "Abrechnung einreichen" verschieben, sodass dem JL klar wird, welche Zahlen er hier gerade abschickt. Ist das irgendwie ähnlich umsetzbar, wie ich mir das vorstelle?

Wenn ja, könnte man Tab Abrechnungen (aka Ausgaben) noch um "Du kannst deine Ausgaben auch bereits vor der Ausfahrt ohne Upload von Belegen schätzen, um vorausslichtliche Teilnehmerbeträge zu ermitteln." ergänzen

Mich treibt das Thema Ausfahrten-Genehmigung immer noch um, bzw. eigentlich der ganze Lebenszyklus: Genehmigung, Durchführung, Abrechnung, Zuschuss-Beantragung (LJP, SJR) sowie Zuschuss-Eingang. Das ist eigentlich nochmal ein Fass für sich, ich kann das auch außerhalb des Kompasses in Sharepoint abbilden, aber ich wollte das zumindest einmal an dich pitchen (wie bei Punkt 4, sag bitte nein, wenn es dir zu viel ist!):

Da ja alle Ausfahrten scheinbar eine ID haben, könnte man oben auch einen Knopf "Genehmigung einholen" einbauen, der einfach ne Emailbenachrichtigung an eine definierte Person schickt? Der Genehmiger bzw. Admin könnte entsprechend (in einem neuen Admin-Tab?) das Genehmigt-Feld setzen, sowie später auch Felder "Abrechnung abgeschlossen", "Beantragter LJP-Zuschuss", "Eingegangener LJP-Zuschuss", etc. Dadurch könnte man den gesamten Lebenszyklus sauber abbilden. Die wichtigsten Checkpoints (Entwurf, Genehmigung, Abrechnung abgeschlossen, LJP beantragt) könnte man entsprechend in der Ausfahrten-Übersicht anzeigen (dadurch werden auch bei einer kontinuierlich wachenden Ausfahrtenliste die ungenehmigten Karteileichen besser erkennbar).

1. allgemeines Thema: müssen JL als TN im TN-Tab angegeben werden wenn sie sowieso sxhon als Julei eingetragen sind? -> scheinbar ja da sonst nicht in KI-Liste. 2. Hilfe-Texte: Ich würde folgende Hilfetexte ergänzen: Tab Allgemein: "Hier kannst du allgemein Angaben zu deiner Ausfahrt machen. Diese sind teilweise relevant für die Zuschüsse aus dem Jugendetat (Verkehrsmittel, Fahrstrecke in km)." Tab Teilnehmer: "Gib hier bitte alle Personen an, die bei der Ausfahrt dabei sind (auch JL). Hier kannst du auch spontan kurz vor Abfahrt noch Änderungen machen und so jederzeit die aktuelle Teilnehmer\*innenliste für die Krisenintervention generieren." Tab Seminarberichte: "Hier kannst du an einem Seminarbericht für die Beantragung von Zuschüssen des Landesjugendplans (LJP) arbeiten. Weitere Informationen zur Gestaltung von Seminarberichten findest du im JL-Wiki. Den Seminarbericht oder wahlweise nur TN-Liste und Kostenübersicht kannst du anschließend herunterladen." Tab Abrechnungen: "Gib hier bitte alle deine Ausgaben in Zusammenhang mit der Ausfahrt an und lade entsprechende Belege/Quittungen hoch. Diese müssen für die Beantragung von LJP-Zuschüssen langfristig aufbewahrt werden. Die Kurzbeschreibung der einzelnen Posten wird dabei auf der LJP-Kostenübersicht angezeigt (sinnvoll wären z.B. Anreise, Verpflegung, Material etc.)" 3. Wenn Abrechnung eingereicht: Ich habe festgestellt, dass als Tagessatz Aufwandsentschädigung 10€ eingetragen sind. Das sind aktuell 22€. Bei meiner Test-Ausfahrt hatte ich 3 JL eingetragen (sowohl im Tab Allgemein, als auch im Tab TN), bei 6 TN hab ich aber nur 2 genehmigt bekommen, da hat der Algorithmus den auszuzahlenden Betrag einfach durch 3 geteilt (Screenshot). Praktisch muss Finanzwart aber eine Aufwandsentschädigung an genau einen Menschen auszahlen und Zuschüsse zu Anfahrt/ÜN auch an einen definierten Menschen. Kannst du das hart verdrahten, dass er in diesem Fall (JL genehmigt) 2 Überw. mit voller Aufwandsentsch. erstellt und eine extra Überw. mit Zuschuss ÜN/Anreise (Empfänger zufällig oder von oben, kann ja manuell angepasst werden)? 4. Rendering Seminarbericht: Kann man mehrere Ausgaben mit dem gleichen Namen (z.B. mehrere Belege mit Kurzbeschreibung Verpflegung) aufsummieren und gemeinsam unter "Verpflegung" anzeigen? 5. Feature Request: Aktuell ist der Bereich Quittungen/Abrechnung für den einzelnen JL schwer nachzuvollziehen. Wäre es möglich, hier mittelfristig noch etwas umzugestalten? Folgender Vorschlag: Abrechnungen ist weiterhin für Ausgaben/Belege da (vielleicht eher Ausgaben nennen?). Neuer Tab Kostenübersicht listet alle Kosten aus hochgeladenen Quittungen auf, sowie die zu erwartenden Sektionszuschüsse abh. von den aktuellen Angaben in der Ausfahrt. So könnte bereits vor der Ausfahrt durch Angabe von Schätzwerten bei Quittungen ein zu erwartender TN-Beitrag angezeigt werden, bzw. zu erwartende Zuschüsse. In diesen Tab würde ich dann wenn umsetzbar auch den Button "Abrechnung einreichen" verschieben, sodass dem JL klar wird, welche Zahlen er hier gerade abschickt. Ist das irgendwie ähnlich umsetzbar, wie ich mir das vorstelle? Wenn ja, könnte man Tab Abrechnungen (aka Ausgaben) noch um "Du kannst deine Ausgaben auch bereits vor der Ausfahrt ohne Upload von Belegen schätzen, um vorausslichtliche Teilnehmerbeträge zu ermitteln." ergänzen 6. Mich treibt das Thema Ausfahrten-Genehmigung immer noch um, bzw. eigentlich der ganze Lebenszyklus: Genehmigung, Durchführung, Abrechnung, Zuschuss-Beantragung (LJP, SJR) sowie Zuschuss-Eingang. Das ist eigentlich nochmal ein Fass für sich, ich kann das auch außerhalb des Kompasses in Sharepoint abbilden, aber ich wollte das zumindest einmal an dich pitchen (wie bei Punkt 4, sag bitte nein, wenn es dir zu viel ist!): Da ja alle Ausfahrten scheinbar eine ID haben, könnte man oben auch einen Knopf "Genehmigung einholen" einbauen, der einfach ne Emailbenachrichtigung an eine definierte Person schickt? Der Genehmiger bzw. Admin könnte entsprechend (in einem neuen Admin-Tab?) das Genehmigt-Feld setzen, sowie später auch Felder "Abrechnung abgeschlossen", "Beantragter LJP-Zuschuss", "Eingegangener LJP-Zuschuss", etc. Dadurch könnte man den gesamten Lebenszyklus sauber abbilden. Die wichtigsten Checkpoints (Entwurf, Genehmigung, Abrechnung abgeschlossen, LJP beantragt) könnte man entsprechend in der Ausfahrten-Übersicht anzeigen (dadurch werden auch bei einer kontinuierlich wachenden Ausfahrtenliste die ungenehmigten Karteileichen besser erkennbar).

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Ja, ist das zu verwirrend?
hinzugefügt.
Tagessatz und Rundungsfehler ist gefixed. Das mit den Auszahlungen verstehe ich nicht. Ich denke, dass jedem JL seine eigene Aufwandsentschädigung ausgezahlt wird? Und daher dachte ich dritteln ist logisch.
ohne weitere Aufdröselung? Also in deinem Beispiel nur ein Eintrag "Verpflegung"?
Vorschlag: In der Ansicht, die erscheint bei Drücken auf "Abrechnung einreichen" wird die von dir beschriebene Übersicht angezeigt und der Knopf wird zu "Kostenübersicht" umbeannt. Passt das für dich?
Das ist gut umsetzbar, für die Details habe ich mal #45 dafür aufgemacht.

1. Ja, ist das zu verwirrend? 2. hinzugefügt. 3. Tagessatz und Rundungsfehler ist gefixed. Das mit den Auszahlungen verstehe ich nicht. Ich denke, dass jedem JL seine eigene Aufwandsentschädigung ausgezahlt wird? Und daher dachte ich dritteln ist logisch. 4. ohne weitere Aufdröselung? Also in deinem Beispiel nur ein Eintrag "Verpflegung"? 5. Vorschlag: In der Ansicht, die erscheint bei Drücken auf "Abrechnung einreichen" wird die von dir beschriebene Übersicht angezeigt und der Knopf wird zu "Kostenübersicht" umbeannt. Passt das für dich? 6. Das ist gut umsetzbar, für die Details habe ich mal #45 dafür aufgemacht.

mit entspr. Hilfetext finde ich es in Ordnung
Danke!
ja ich stimme dir inhaltlich zu. formal muss Finanzmensch aber die
einzelnen Überweisungen der GS ggü. belegen, jede einzeln. Daher müssen Aufwandsentschädigung und Zuschüsse exakt wie vorgesehen ausgezahlt werden. wenn wir mit 4 JL unterwegs waren, aber die Anzahl der TN nur 3 rechtfertigt, musste Robert 3 volle Aufwandsentschädigungen an 3 von uns auszahlen und wir das untereinander verteilen. genauso müssen Zuschüsse für ÜN/Anreise an einen Julei ausgestell ausgezahlt werden, idealerweise derjenige, der das Geld vorgestreckt hat. Als Beleg könnte sogar die Finanzübersicht für den Finanzmensch dienen.
genau, LJP braucht ja nicht den Detailgrad, wie viel man z. B. für Bäcker und Metzger bezahlt hat, trotzdem hat man im Normalfall einzelne Belege.
Sounds good! Danke
danke!

1. mit entspr. Hilfetext finde ich es in Ordnung 2. Danke! 3. ja ich stimme dir inhaltlich zu. formal muss Finanzmensch aber die einzelnen Überweisungen der GS ggü. belegen, jede einzeln. Daher müssen Aufwandsentschädigung und Zuschüsse exakt wie vorgesehen ausgezahlt werden. wenn wir mit 4 JL unterwegs waren, aber die Anzahl der TN nur 3 rechtfertigt, musste Robert 3 volle Aufwandsentschädigungen an 3 von uns auszahlen und wir das untereinander verteilen. genauso müssen Zuschüsse für ÜN/Anreise an einen Julei ausgestell ausgezahlt werden, idealerweise derjenige, der das Geld vorgestreckt hat. Als Beleg könnte sogar die Finanzübersicht für den Finanzmensch dienen. 4. genau, LJP braucht ja nicht den Detailgrad, wie viel man z. B. für Bäcker und Metzger bezahlt hat, trotzdem hat man im Normalfall einzelne Belege. 5. Sounds good! Danke 6. danke!

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Sollen die JL die Aufwandsentschädigungen bekommen einfach zufällig ausgewählt werden? Für Fahrtkostenerstattung: Brauchen wir also noch ein Feld mit "Zuschüsse an person xy"?

1. -- 2. -- 3. Sollen die JL die Aufwandsentschädigungen bekommen einfach zufällig ausgewählt werden? Für Fahrtkostenerstattung: Brauchen wir also noch ein Feld mit "Zuschüsse an person xy"?

@marius.klein: wie soll das genau aussehen? ein Zusatzfeld zum Auswählen "Zuschüsse auszahlen an ..." und Aufwandsentschädigung an zufällig ausgewählte JLs?
ist gemacht
ist gemacht

3. @marius.klein: wie soll das genau aussehen? ein Zusatzfeld zum Auswählen "Zuschüsse auszahlen an ..." und Aufwandsentschädigung an zufällig ausgewählte JLs? 4. ist gemacht 5. ist gemacht

sorry für die Verzögerung,
3. ich hatte einen Denkfehler, ich dachte man kann ganze einfach vor einreichen der Abrechnung schon die Überweisungen bearbeiten, aber das funktioniert natürlich nicht, sorry^^

am sinnvollsten ist wahrscheinlich, wenn man die Kostenübersicht um diese Abfrage ergänzt oder? Idealerweise könnte man beides auswählen. Alternative wäre beides zufällig zu machen und Finanzmensch nimmt Kontakt auf, wer die Überweisungen bekommen soll (oder Finanzmensch schließt aus anderen eingetragenen Ausgaben, wer bezuschusste Posten ausgelegt hat)

sorry für die Verzögerung, 3. ich hatte einen Denkfehler, ich dachte man kann ganze einfach vor einreichen der Abrechnung schon die Überweisungen bearbeiten, aber das funktioniert natürlich nicht, sorry^^ am sinnvollsten ist wahrscheinlich, wenn man die Kostenübersicht um diese Abfrage ergänzt oder? Idealerweise könnte man beides auswählen. Alternative wäre beides zufällig zu machen und Finanzmensch nimmt Kontakt auf, wer die Überweisungen bekommen soll (oder Finanzmensch schließt aus anderen eingetragenen Ausgaben, wer bezuschusste Posten ausgelegt hat)

Ist implementiert, bitte testen.

Das ist denke ich erledigt, falls noch was offen sein sollte, bitte neuen konkreten Issue aufmachen.

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