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docs/source/waitinglist.rst

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-.. _waitinglist:
-
 .. warning::
    Diese Seite ist noch im Aufbau.
 
+.. _waitinglist:
+
 Warteliste und neue Mitglieder
 ==============================
 
-Hier wird die Warteliste erklärt und verschiedene Möglichkeiten erläutert, wie
+Neben der Verwaltung von bestehenden Teilnehmer\*innen, verwaltet und automatisiert der
-neue Teilnehmer\*innen angelegt werden können.
+Kompass auch möglichst viel der Aufnahme neuer Teilnehmer\*innen.
 
-Die Warteliste ist nur für Klettergruppen u18. Alle anderen meldenden sich dreckt per Mail bei den 
+Grundsätzlich registrieren sich neue Mitglieder als Teilnehmer\*in einer Gruppe
-Gruppeleitungen (JuMa, Klettertreff, MTB, Kletterfrauen\*, Höhle)
+im Kompass selbst. Dazu gibt es ein Registrierungsformular, indem das neue Gruppenkind oder
+auch der*die neue Jugendleiter*in alle Stammdaten selber eingeben kann:
 
-Anmeldung
+.. image:: images/members_registration_form.png
-=========
 
-Auf der `Anmeldungsseite`_ können sich Interessierte in unsere Warteliste eintragen. Wann immer 
+Natürlich soll sich nicht jede Person einfach so registrieren können, daher gibt es zwei Wege
-es wieder Platz in einer Jugendgruppe gibt, werden die Plätze den Personen auf der Liste entsprechend 
+zur Registrierung und damit zur Aufnahme als Teilnehmer\*in im Kompass:
-ihrer Reihenfolge angeboten.
 
-Neues Mitglied in euerer Gruppe
+- `Anmeldung auf der Warteliste`_ und Einladung zu einem Gruppenplatz sobald einer verfügbar ist:
-===============================
+  Dies betrifft Gruppen, die zur Zeit keine freien Plätze haben, wie zum Beispiel volle Klettergruppen.
+- `Direkte Registrierung`_ per Gruppenpasswort: Für Gruppen ohne Warteliste kannst du als Leiter*\in deiner
+  Gruppe neuen Mitgliedern das persönliche Gruppenpasswort mitteilen mit dem sie sich direkt
+  auf der Webseite für deine Gruppe registrieren können.
 
-Nach dem ihr ein neues Mitglied in euerer Gruppe habt seid ihr auch vorranigig für die Datenpflege 
+Im folgenden werden die verschiedenen Komponenten erläutert.
-zuständig. Bitte ruft die Detailansicht des\*der Teilnehmer\*in auf. Öffnet das Anmeldeformular und 
-Übertragt die Infos in die zugehörigen Felder. Weiteres dazu findert ihr in der :ref:`Teilnehmer\*innenverwaltung <members>`
 
-.. note:
+.. note::
-   Alle folgenden Punkte werden Federführend von unserer\*m Berauftragten für die Warteliste geführt. 
+   Alle folgenden Punkte werden federführend von unserer\*m Berauftragten für die Warteliste geführt.
-   Nur Admins können die entsprechenden Menüeinträge sehen. Auch wenn Admins Zugriff haben werden sie 
+   Lies dennoch gerne weiter um die Prozesse tiefer zu verstehen! Es kann allerdings passieren, dass
-   im Normalfall keine Änderungen vornehmen. Lies dennoch gerne weiter um die Prozesse tiefer zu verstehen!
+   du manche der Links im Folgenden nicht aufrufen kannst.
 
 Warteliste
-==========
+----------
+
+Wer gute und engagierte Jugendarbeit macht, stößt meist auf ein (schönes) Problem: Die Nachfrage
+ist höher als es das ehrenamtliche Angebot hergibt. Daher können wir nicht allen
+Interessierten einen Gruppenplatz anbieten und dürfen daher eine Warteliste pflegen.
+
+Auf der `Anmeldungsseite`_ können sich Interessierte in unsere Warteliste eintragen. Wann immer
+es wieder Platz in einer Jugendgruppe gibt, werden die Plätze den Personen auf der Liste entsprechend
+ihrer Reihenfolge angeboten.
+
+Anmeldung
+^^^^^^^^^
+
+Interessierte können sich selbst auf der Webseite `anmelden`_. Die Daten für den Eintrag in die Warteliste
+sind bewusst so gering wie möglich gehalten. Es wird nur der Name, Geburtsdatum, Gender und Mail erfasst.
+Zusätzlich gibt es ein Freitextfeld für eine Nachricht.
+
+Um sicherzustellen, dass die E-Mail Adresse stimmt, wird zusätzlich eine Bestätigung der E-Mail Adresse abgefragt.
 
-Hier treffen die Anmeldungen von der Website ein. Anfragen per Mail sind auf das Formular zu verweisen, 
+Verwaltung im Kompass
-oder darüber an zu legen. Es wurden ebenso alle Einträge von Clubdesk übernommen.
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
-Die Daten für den Eintrag in die Warteliste sind bewusst so gering wie möglich gehalten. Es wird nur der 
+
-Name, Geburtsdatum, Gender und Mail erfasst. Zusätzlich gibt es ein Freitextfeld für eine Nachricht. 
+Eingereichte Anmeldungen landen im Kompass im Bereich `Warteliste`_. Neben der Übersicht
-Zur Verwaltung gibt es für jeden Eintrag noch ein Kommentarfeld. 
+über alle Einträge auf der Warteliste, siehst du in der Detailansicht weitere Felder
+wie zum Beispiel der bei der Anmeldung eingegebene Text.
+
+Hast du eine Anmerkung zu einer Anmeldung, kannst du das im *Kommentare* Feld hinterlassen.
+
+.. note::
+   Im Kompass lassen sich nicht manuell Wartelisteneinträge hinzufügen. Anfragen per Mail
+   sind auf das Formular zu verweisen, damit wird sichergestellt, dass die
+   E-Mail Adresse bestätigt wird.
 
 Einladung zu einer Gruppe
-=========================
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 
-Ist ein Platz frei geworden wird dieser Kindern von der Warteliste angeboten. Dies kann entweder durch 
+Ist ein Platz frei geworden wird dieser Kindern von der Warteliste angeboten. Dies kann entweder durch
-Auswahl mehrer Kinder in der Liste erfolgen, oder über die entsprechende Schaltfläche, wenn man die 
+Auswahl mehrer Kinder in der Liste erfolgen, oder über den Knopf *Zu Gruppe einladen*, wenn man die
 Detailseite zu einem Kind geöffnet hat.
 
-Über die hinterlegte Mailadresse wird das Kind / Eltern nun darüber Informiert, dass es einen freien
+.. image:: images/members_waitinglist_change_invite_to_group_button.png
-Gruppenplatz gibt. Die Mail enthält Zeit und Wochentag der Gruppenstunde, wenn er im Kompass hinterlegt 
+
-ist. Es ist ein Downloadlink zu unserem Anmeldeformular enthalten und ein Link zur Registierung. In der 
+Wenn du auf *Zu Gruppe einladen* klickst, gelangst du zu einer Seite auf der du
-Registierung werden nun weitere Daten abgefragt, darunter Telefonnummer, Adresse, ein Scan oder Foto 
+die Gruppe auswählen kannst zu der du die Person einladen möchtest.
-vom Anmeldeformular. Ebenso ist mindestens ein Notfallkontakt zu hinterlegen.
 
-Passt die Zeit nicht, so kann der Platz direkt per Link aus der Mail heraus abgelehnt werden.
+.. image:: images/members_waitinglist_change_invite_to_group_selection.png
+
+Klickst du dann auf *Einladen* wird das Kind / Eltern über die hinterlegte E-Mail Adresse darüber
+informiert, dass es einen freien Gruppenplatz gibt. Die Mail enthält Zeit und Wochentag der
+Gruppenstunde, wenn diese im Kompass hinterlegt sind. In der Mail ist außerdem ein Downloadlink zu
+unserem Anmeldeformular und ein Link zur :ref:`registration` enthalten.
+
+Passt die Zeit nicht, so kann die eingeladene Person den Platz direkt per Link aus der Mail heraus
+ablehnen.
+
+Eine Übersicht über alle Einladungen, die an die Person bereits verschickt wurden,
+siehst du in der Detailansicht im Tab *Gruppeneinladungen*. Dort siehst du auch, ob die Einladung
+noch aussteht oder abgelehnt wurde.
 
 Die Leitung der Gruppe erhält die Mail per CC. Bitte nur lesen und keine Links klicken...
 
+Pflege der Warteliste
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
+Kinder werden manchmal schon vor der Geburt auf die Warteliste gesetzt, zwischen der Anmeldung
+und der ersten Einladung zu einer Schnupperstunde können also Jahre vergehen. Das bedeutet natürlich,
+dass sich das Interesse über die Zeit verändern kann.
+
+Um zu verhindern, dass über lange Zeit *Karteileichen* mitgeschleppt werden, die gar kein Interesse
+mehr an einem Jugendgruppenplatz haben, bietet der Kompass die Funktion eine wartende Person
+aufzufordern ihr Interesse zu bestätigen.
+
+Das passiert in regelmäßigen Abständen automatisch: Allen Wartenden wird eine E-Mail geschickt mit
+einem Link, mit dem sie mit einem Klick ihr Interesse bestätigen können. Falls die Person
+drei Erinnerungen verstreichen lässt, wird sie automatisch von der Warteliste entfernt.
+
+.. _registration:
+
+Registrierung
+-------------
+
+Ob über die Warteliste oder über ein :ref:`group-registration-password`: Erreicht die Person
+den Status in eine Gruppe aufgenommen zu werden, trägt die Person ihre Daten selbstständig
+über die Webseite ein.
+
+Hier werden neben den Daten aus der Wartelistenanmeldung, auch eine Telefonnummer, Adresse und ein
+Scan oder Foto vom Anmeldeformular abgefragt. Ebenso ist mindestens ein Notfallkontakt zu hinterlegen.
+
 Unbestätigte Registierungen
-===========================
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
+Nach ausgeführter Registrierung landet der\*die Teilnehmer\*in unter `Unbestätigte Registrierungen`_.
+Ist nach der Schnupperstunde klar, dass der\*die Teilnehmer\* in in diese Jugendgruppe aufgenommen werden
+soll, melden die Jugendleiter*\innen der Gruppe dies an den\*der Wartelistenbeauftragte\*n. Nach Bestätigung
+wird der\*die Teilnehmer\*in der Gruppe hinzugefügt.
+
+Passt es nicht kann der\*die Teilnehmer\*n von dem\*der Wartelistenbeauftragte\*n
+wieder auf die Warteliste gesetzt werden:
+
+.. image:: images/members_unconfirmed_registration_demote.png
+
+Neues Mitglied in euerer Gruppe
+^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
+
+Nach dem ihr ein neues Mitglied in eurer Gruppe habt seid ihr auch vorrangig für die Datenpflege
+zuständig. Bitte ruft die Detailansicht des\*der Teilnehmer\*in auf. Öffnet das Anmeldeformular und
+Übertragt die Infos in die zugehörigen Felder. Weiteres dazu findet ihr in der
+:ref:`Teilnehmer\*innenverwaltung <members>`
 
-Nach ausgeführter Registierung landet der\*die Teilnehmer\*in hier. Ist nach dem Schnupperklettern 
+.. _group-registration-password:
-klar, dass der\*die Teilnehmer\* in diese Jugendgruppe aufgenommen werden soll. Melden die Jugendleiter 
-der Gruppe dies an den\*der Wartelistenbeauftragte\*n. Nach Bestätigung wird der\*die Teilnehmer\*in 
-der Gruppe hinzugefügt. 
 
-Passt es nicht kann der\*die Teilnehmer\*n von dem\*der Wartelistenbeauftragte\*n 
+Gruppenpasswort
-wieder auf die Warteliste gesetzt werden. (Aktion/Schaltfläche)
+---------------
 
+Für Gruppen die keine Warteliste haben, geht die Anmeldung direkt per E-Mail. Damit auch hier
+die Daten nicht manuell eingegeben werden müssen, kann für die Gruppe ein Registrierungspasswort
+angelegt werden.
 
+Möchtest du für deine Gruppe ein solches Passwort anlegen, dann melde dich
+bei uns. Du kannst im Anschluss das Passwort deinen neuen Teilnehmenden mitteilen, sodass
+sich diese direkt `registrieren`_ können.
 
-.. _Anmeldungsseite: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist
+.. _Anmeldungsseite: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist
+.. _`Anmeldung auf der Warteliste`: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist
+.. _`anmelden`: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist
+.. _`Warteliste`: https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/memberwaitinglist/
+.. _`Direkte Registrierung`: https://jdav-hd.de/de/members/register
+.. _`registrieren`: https://jdav-hd.de/de/members/register
+.. _`Unbestätigte Registrierungen`: https://jdav-hd.de/de/members/register