kompass/docs/source/user_manual/waitinglist.rst

.. _user_manual/waitinglist:

Warteliste und neue Mitglieder
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Neben der Verwaltung von bestehenden Teilnehmer\*innen, verwaltet und automatisiert der
Kompass auch möglichst viel der Aufnahme neuer Teilnehmer\*innen.

Grundsätzlich registrieren sich neue Mitglieder als Teilnehmer\*in einer Gruppe
im Kompass selbst. Dazu gibt es ein Registrierungsformular, indem das neue Gruppenkind oder
auch der*die neue Jugendleiter*in alle Stammdaten selber eingeben kann:

.. image:: images/members_registration_form.png

Natürlich soll sich nicht jede Person einfach so registrieren können, daher gibt es zwei Wege
zur Registrierung und damit zur Aufnahme als Teilnehmer\*in im Kompass:

- `Anmeldung auf der Warteliste`_ und Einladung zu einem Gruppenplatz sobald einer verfügbar ist:
  Dies betrifft Gruppen, die zur Zeit keine freien Plätze haben, wie zum Beispiel volle Klettergruppen.
- `Direkte Registrierung`_ per :ref:`group-registration-password`: Für Gruppen ohne Warteliste kannst du
  als Leiter*\in deiner
  Gruppe neuen Mitgliedern das persönliche Gruppenpasswort mitteilen mit dem sie sich direkt
  auf der Webseite für deine Gruppe registrieren können.

Nach Ausfüllen des Registrierungsformulars landen die Daten im Kompass unter
`Unbestätigte Registrierungen`_. Du überprüfst diese dann auf Vollständigkeit und bestätigst gegebenenfalls
die Registrierung, um die Person in deine Gruppe aufzunehmen.

Im folgenden werden die verschiedenen Komponenten erläutert. Während du als Gruppenleiter\*in in der
:ref:`registration` selbst die Daten deiner neuen Gruppenmitglieder kontrollierst und bestätigst,
wird die Warteliste von unserer\*unserem Beauftragte\*n für die Warteliste geführt.

.. _registration:

Registrierung
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Ob über die Warteliste oder über ein :ref:`group-registration-password`: Erreicht die Person
den Status in eine Gruppe aufgenommen zu werden, trägt die Person ihre Daten selbstständig
über die Webseite ein.

Hier werden neben den Daten aus der Wartelistenanmeldung, auch eine Telefonnummer, Adresse und ein
Scan oder Foto vom Anmeldeformular abgefragt. Ebenso ist mindestens ein Notfallkontakt zu hinterlegen.

Liegt eine neue *Unbestätigte Registrierung* für eine Gruppe vor, so werden die Jugendleiter\*innen der
Gruppe darüber benachrichtigt.

Unbestätigte Registrierungen
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Nach ausgeführter Registrierung landet der\*die Teilnehmer\*in unter `Unbestätigte Registrierungen`_.
Hier siehst du alle Teilnehmer\*innen, die sich für deine Gruppe registrieren möchten. Möchte
die Person deiner Gruppe beitreten und hast du alle
Daten auf Vollständigkeit geprüft? Dann bestätige die Registrierung um den\*die neue Teilnehmer\*in in
deine Gruppe aufzunehmen.

Hat sich die Person dagegen entschieden sich deiner Gruppe anzuschließen, kannst du
den\*die Teilnehmer\*in wieder auf die Warteliste zurücksetzen:

.. image:: images/members_unconfirmed_registration_demote.png

Neues Mitglied in euerer Gruppe
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Nach dem ihr ein neues Mitglied in eurer Gruppe habt seid ihr auch vorrangig für die Datenpflege
zuständig. Bitte ruft die Detailansicht des\*der Teilnehmer\*in auf. Öffnet das Anmeldeformular und
Übertragt die Infos in die zugehörigen Felder. Weiteres dazu findet ihr in der
:ref:`Teilnehmer\*innenverwaltung <user_manual/members>`

.. _group-registration-password:

Gruppenpasswort
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Für Gruppen die keine Warteliste haben, geht die Anmeldung direkt per E-Mail. Damit auch hier
die Daten nicht manuell eingegeben werden müssen, kann für die Gruppe ein Registrierungspasswort
angelegt werden.

Möchtest du für deine Gruppe ein solches Passwort anlegen, dann `melde dich
bei uns`_. Du kannst im Anschluss das Passwort deinen neuen Teilnehmenden mitteilen, sodass
sich diese direkt `registrieren`_ können.

Warteliste
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Wer gute und engagierte Jugendarbeit macht, stößt meist auf ein (schönes) Problem: Die Nachfrage
ist höher als es das ehrenamtliche Angebot hergibt. Daher können wir nicht allen
Interessierten einen Gruppenplatz anbieten und dürfen daher eine Warteliste pflegen.

Auf der `Anmeldungsseite`_ können sich Interessierte in unsere Warteliste eintragen. Wann immer
es wieder Platz in einer Jugendgruppe gibt, werden die Plätze den Personen auf der Liste entsprechend
ihrer Reihenfolge angeboten.

.. note::
   Die folgenden Punkte werden federführend von unserer\*m Berauftragten für die Warteliste geführt.
   Lies dennoch gerne weiter um die Prozesse tiefer zu verstehen! Es kann allerdings passieren, dass
   du manche der Links im Folgenden nicht aufrufen kannst.

Anmeldung
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Interessierte können sich selbst auf der Webseite `anmelden`_. Die Daten für den Eintrag in die Warteliste
sind bewusst so gering wie möglich gehalten. Es wird nur der Name, Geburtsdatum, Gender und Mail erfasst.
Zusätzlich gibt es ein Freitextfeld für eine Nachricht.

Um sicherzustellen, dass die E-Mail Adresse stimmt, wird zusätzlich eine Bestätigung der E-Mail Adresse abgefragt.

Verwaltung im Kompass
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Eingereichte Anmeldungen landen im Kompass im Bereich `Warteliste`_. Neben der Übersicht
über alle Einträge auf der Warteliste, siehst du in der Detailansicht weitere Felder
wie zum Beispiel der bei der Anmeldung eingegebene Text.

Hast du eine Anmerkung zu einer Anmeldung, kannst du das im *Kommentare* Feld hinterlassen.

.. note::
   Im Kompass lassen sich nicht manuell Wartelisteneinträge hinzufügen. Anfragen per Mail
   sind auf das Formular zu verweisen, damit wird sichergestellt, dass die
   E-Mail Adresse bestätigt wird.

Einladung zu einer Gruppe
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Ist ein Platz frei geworden wird dieser Kindern von der Warteliste angeboten. Dies kann entweder durch
Auswahl mehrer Kinder in der Liste erfolgen, oder über den Knopf *Zu Gruppe einladen*, wenn man die
Detailseite zu einem Kind geöffnet hat.

.. image:: images/members_waitinglist_change_invite_to_group_button.png

Wenn du auf *Zu Gruppe einladen* klickst, gelangst du zu einer Seite auf der du
die Gruppe auswählen kannst zu der du die Person einladen möchtest.

.. image:: images/members_waitinglist_change_invite_to_group_selection.png

Klickst du dann auf *Einladen* wird das Kind / Eltern über die hinterlegte E-Mail Adresse darüber
informiert, dass es einen freien Gruppenplatz gibt. Die Mail enthält Zeit und Wochentag der
Gruppenstunde, wenn diese im Kompass hinterlegt sind. In der Mail ist außerdem ein Downloadlink zu
unserem Anmeldeformular und ein Link zur :ref:`registration` enthalten.

Passt die Zeit nicht, so kann die eingeladene Person den Platz direkt per Link aus der Mail heraus
ablehnen.

Eine Übersicht über alle Einladungen, die an die Person bereits verschickt wurden,
siehst du in der Detailansicht im Tab *Gruppeneinladungen*. Dort siehst du auch, ob die Einladung
noch aussteht oder abgelehnt wurde.

Die Leitung der Gruppe erhält die Mail per CC. Bitte nur lesen und keine Links klicken...

Pflege der Warteliste
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Kinder werden manchmal schon vor der Geburt auf die Warteliste gesetzt, zwischen der Anmeldung
und der ersten Einladung zu einer Schnupperstunde können also Jahre vergehen. Das bedeutet natürlich,
dass sich das Interesse über die Zeit verändern kann.

Um zu verhindern, dass über lange Zeit *Karteileichen* mitgeschleppt werden, die gar kein Interesse
mehr an einem Jugendgruppenplatz haben, bietet der Kompass die Funktion eine wartende Person
aufzufordern ihr Interesse zu bestätigen.

Das passiert in regelmäßigen Abständen automatisch: Allen Wartenden wird eine E-Mail geschickt mit
einem Link, mit dem sie mit einem Klick ihr Interesse bestätigen können. Falls die Person
drei Erinnerungen verstreichen lässt, wird sie automatisch von der Warteliste entfernt.

.. _Anmeldungsseite: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist
.. _`Anmeldung auf der Warteliste`: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist
.. _`anmelden`: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist
.. _`Warteliste`: https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/memberwaitinglist/
.. _`Direkte Registrierung`: https://jdav-hd.de/de/members/register
.. _`registrieren`: https://jdav-hd.de/de/members/register
.. _`Unbestätigte Registrierungen`: https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/memberunconfirmedproxy/
.. _`melde dich bei uns`: mailto:digitales@jdav-hd.de