kompass/docs/source/members.rst

.. _members:

Jugendgruppenverwaltung
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Das wichtigste Objekt im Kompass ist ein\*e Teilnehmer\*in. Hier meint ein\*e Teilnehmer\*in ein im
Kompass hinterlegtes Mitglied der JDAV deiner Sektion, das heißt ob 5-jähriges Jugendgruppenkind,
langgediente\*r Jugendleiter\*in oder frischgebackene\*r Jugendreferent\*in, alle haben
einen Eintrag als Teilnehmer\*in im Kompass. Insbesondere heißt das, dass auch du selbst hier einen
Eintrag hast.

Der Startpunkt der Teilnehmer\*innenverwaltung ist der Abschnitt `Meine Jugendgruppe`_. Hier siehst du
in der Regel zwei Menüpunkte:

- Teilnehmer\*innen
- Ausfahrten

In diesem Abschnitt geht es nur um den ersten Menüpunkt. Falls du etwas über den zweiten Menüpunkt
lernen möchtest, kannst du zu :ref:`excursions` springen.

.. note::
   Falls du ein Amt in deiner Sektion ausübst und zum Beispiel für Jugendgruppenkoordination
   oder die Verwaltung der Warteliste zuständig ist, siehst du hier noch mehr Punkte. Mehr
   Informationen dazu findest du unter :ref:`waitinglist`.

Teilnehmer\*innen Übersicht
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Um eine Übersicht über alle Teilnehmer\*innen zu bekommen, klicke auf `Teilnehmer\*innen`_. Hier siehst du
nun alle Mitglieder, für die du die einfachen Anzeigeberechtigungen hast, das heißt deren Namen du sehen darfst.
Typischerweise sind das die Gruppenkinder deiner Jugendgruppe, aber vielleicht noch zusätzlich alle Mitglieder
des Jugendausschuss.

Wie sehe ich meine Gruppenkinder?
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Oberhalb der großen Auflistung mit allen Teilnehmer\*innen siehst du verschiedene Auswahlfelder.
Eines davon heißt *Nach Gruppe*. Wenn du dort drauf klickst, kannst du die Ansicht nach einer Gruppe
filtern.

.. image:: images/members_changelist_group_filter.png

In der selben Zeile siehst du noch weitere Filtermöglichkeiten.

Ich möchte nach Alter sortieren, wie geht das?
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Standardmäßig ist die Teilnehmer\*innenanzeige nach Nachname sortiert, wie du im folgenden Bild an dem
kleinen Pfeil erkennen kannst:

.. image:: images/members_changelist_sorting.png

Um zum Beispiel nach Geburtsdatum zu sortieren, klicke auf die Spalte *Geburtsdatum*. Wenn du die Reihenfolge
(das heißt von jung nach alt oder von alt nach jung), klicke auf den kleinen Pfeil im *Geburtsdatum* Reiter.

Wieso sehe ich nicht alle meine Gruppenkinder?
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Hast du deine Gruppe ausgewählt und siehst trotzdem nicht alle deine Gruppenkinder auf einer Seite?
Dann liegt das vermutlich daran, dass deine Gruppe mehr als 25 Teilnehmer\*innen hat. Chapeau!
In diesem Fall kannst du unten Rechts auf der Seite zwischen den verschiedenen Seiten auswählen oder
alle auf einmal anzeigen lassen:

.. image:: images/members_changelist_pages.png

.. _Meine Jugendgruppe: https://jdav-hd.de/kompassmembers
.. _Teilnehmer\*innen: https://jdav-hd.de/kompassmembers/member/


Teilnehmer\*in Detailansicht
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Möchtest du eine\*n Teilnehmer\*in im Detail ansehen, um zum Beispiel Personendaten, wie die Anschrift
nachzuschauen oder eine Änderung an den Daten machen, klicke auf den entsprechenden Eintrag in der Liste.

Die nun folgende Seite kann auf den ersten Blick ein wenig erschlagen, daher dröseln wir hier die wichtigsten
Punkte auf. Zunächst ist die Seite in mehrere Reiter unterteilt:

.. image:: images/members_change_tabs.png

Diese sind

- Allgemein: wichtigste Informationen wie Name und E-Mail Adresse
- Kontaktinformationen: Anschrift, Kontodaten (für Jugendleiter\*innen beim Abwickeln von Ausfahrten)
- Fähigkeiten: z.B. alpine Erfahrungen
- Sonstiges: z.B. medizinische Daten
- Notfallkontakte: Liste mit Namen und mindestens Telefonnummern. Mehr Informationen
  unter :ref:`emergency-contacts`.
- Fortbildungen: eine Liste von besuchten Fortbildungen.

.. note::
   Der Reiter *Fortbildungen* wird nur auf deiner Seite angezeigt, das heißt falls du eines deiner
   Gruppenkinder ausgewählt hast, ist dieser Reiter nicht vorhanden.

Wieso kann ich nicht alle Felder ändern?
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Manche Felder werden dir nur angezeigt, sind aber nicht änderbar. Das sind entweder

- geschützte Felder, für die du besondere Berechtigungen benötigst um sie zu ändern
  (z.B. das *Gruppe* Feld). Um diese Felder zu ändern, wende dich an deine\*n Jugendreferent\*in
  für Jugendkoordination. Oder,
- automatisch berechnete Felder wie zum Beispiel das *Rückgemeldet* Feld.

Wieso haben manche Einträge in der Teilnehmer\*innenübersicht keinen Link?
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Die Teilnehmer\*innen die dir in der Übersicht angezeigt werden sind diejenigen für die du
einfache Ansichtberechtigungen hast. Um die Personendetails eines\*einer Teilnehmer\*in einzusehen,
benötigst du normale Ansichtberechtigungen. Falls du diese nicht hast, wird anstatt des Links
in der Übersicht nur der Name angezeigt.

Falls du denkst, dass du eine\*n Teilnehmer\*in einsehen können solltest, aber es nicht kannst, melde
dich gerne bei deine\*r Jugendreferent\*in für Jugendkoordination.

.. _echo:

Rückmeldung
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Damit die Teilnehmer\*innendaten im Kompass aktuell bleiben, kannst du jederzeit deine Gruppenkinder
zu einer Rückmeldung auffordern. Dazu wählst du in der Teilnehmer\*innenübersicht alle
Teilnehmer\*innen aus, die du zur Rückmeldung auffordern möchtest,

.. image:: images/members_changelist_action.png

und wählst dann im Menü unten links *Rückmeldungsaufforderungen an ausgewählte Teilnehmer\*innen verschicken*
aus. Um die Aufforderungen zu verschicken, musst du dann nur noch auf *Ausführen* klicken.

Was passiert nach der Aufforderung zur Rückmeldung?
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Der\*die ausgewählte Teilnehmer\*in erhält eine E-Mail mit einem Link. Dieser Link führt auf eine 
Seite auf der die Person ihr Geburtsdatum eingeben muss.

.. note::
   Das Geburtsdatumsformat ist TT.MM.JJJJ, also wenn Peter am
   1.4.1999 geboren ist, müsste er *01.04.1999* eingeben.

Nach erfolgreich eingegebenem Geburtsdatum, wird die Person auf ein Formular mit ihren Daten weitergeleitet.
Dann einfach prüfen, gegebenenfalls aktualisieren und schließlich speichern. Der Link ist
immer 30 Tage lang gültig und kann in dieser Zeit auch beliebig oft benutzt werden.

Klingt alles noch abstrakt? Dann fordere doch mal dich selbst zur Rückmeldung auf und probiere es aus.

.. _emergency-contacts:

Notfallkontakte
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Im Notfall helfen uns die Anschrift oder Telefonnummer einer\*eines Teilnehmer\*in nicht weiter. Stattdessen
benötigen wir Kontaktdaten von Personen, die wir im Notfall kontaktieren können. Diese können
im Reiter *Notfallkontakte* gepflegt werden. Bei der initialen Registrierung muss jede\*r Teilnehmer\*in
mindestens einen Notfallkontakt angeben.

.. note::
   Bei vielen Teilnehmer\*innen sind keine Notfallkontakte eingetragen. Das liegt dann vermutlich daran,
   dass die aus einem anderen System migriert wurden und daher nicht verfügbar sind.

Bei der regelmäßigen :ref:`echo` werden die Notfallkontakte ebenfalls abgefragt. Falls
du bei einem deiner Gruppenkinder feststellst, dass die Notfallkontakte fehlen
oder nicht mehr aktuell sind, trage das so schnell wie möglich nach oder benutze die :ref:`echo`.

Was bringen mir die Notfallkontakte im Kompass?
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Passiert ein Notfall auf einer Ausfahrt, wirst du natürlich nicht immer die Möglichkeit
haben im Kompass die Notfallkontakte herauszusuchen. Daher kannst du dir zu jeder Ausfahrt
eine :ref:`crisis-intervention-list` generieren lassen, die zu allen Teilnehmer\*innen deiner Ausfahrt
auch alle Notfallkontakte auflistet.