Neues LJP-Zuschuss-System #116

Die JDAV BW hat kommuniziert, wie zukünftig LJP-Zuschüsse beantragt werden sollen:

statt PDF-Formular soll künftig eins von 3 Excel-Dateien ausgefüllt und abgegeben werden: für Julei-Weiterbildung die V-BK 3.1, für themenorient. Bildungsmaßnahme die V-BK 3.2. Die Dateien sind einfach gestrickt, daher schätze ich das machbar ein (es werden neue Informationen wie "Bildungsziel" abgefragt, könnte man aber erst mal weglassen, da auch noch manuell ausfüllbar)
Seminarbericht: Muss künftig als bearbeitbares DOCX abgegeben werden 👀 auch hier gibt es eine Vorlage von der LGS, an die wir uns mehr oder weniger halten können. der Seminarbericht kann scheinbar künftig kürzer ausfallen, die Vorlage unterscheidet nicht mehr in Ziele, Methoden, Wertung, Verbesserungsvorschläge, etc. sondern möchte nur noch einen Block "Zielverfolgung- und Erreichung". der zeitliche Ablauf bleibt.
TN-Liste, Kostenübersicht und Belege: müssen künftig nicht mehr abgegeben, aber dann sicher verwahrt werden. Es könnte hier am einfachsten sein, tatsächlich alles in eine PDF zu packen und mit an die LGS zu schicken. Diese Funktionalität existiert (bis auf die Belege) schon. Für LJP-Steuern etc. muss ich hier aber noch die korrekte Dokumentation abklären.
theoretisch müssen weitere Zuschüsse (z.B. vom SJR) als Drittmittel im Antrag angegeben werden. Hier muss ich noch klären, inwiefern wir da überhaupt zum Antrags-Zeitpunkt einen möglichen Betrag kennen.

Das System gilt für alle Aktivitäten ab diesem Jahr

Die JDAV BW hat kommuniziert, wie zukünftig LJP-Zuschüsse beantragt werden sollen: 1. statt PDF-Formular soll künftig eins von 3 Excel-Dateien ausgefüllt und abgegeben werden: für Julei-Weiterbildung die [V-BK 3.1](https://www.jdav-bw.de/web/content/28661?unique=296c41d332978d1362efb3f43cb46fa83a0eccc5&download=true), für themenorient. Bildungsmaßnahme die [V-BK 3.2](https://www.jdav-bw.de/web/content/28662?unique=8172ec023d821594edc9f195d2d5f2461b436be5&download=true). Die Dateien sind einfach gestrickt, daher schätze ich das machbar ein (es werden neue Informationen wie "Bildungsziel" abgefragt, könnte man aber erst mal weglassen, da auch noch manuell ausfüllbar) 2. Seminarbericht: Muss künftig als bearbeitbares DOCX abgegeben werden 👀 auch hier gibt es eine [Vorlage](https://www.jdav-bw.de/web/content/28664?unique=f8b6ad8e7c1ae234e22da628a889026a56a3269a&download=true) von der LGS, an die wir uns mehr oder weniger halten können. der Seminarbericht kann scheinbar künftig kürzer ausfallen, die Vorlage unterscheidet nicht mehr in Ziele, Methoden, Wertung, Verbesserungsvorschläge, etc. sondern möchte nur noch einen Block "Zielverfolgung- und Erreichung". der zeitliche Ablauf bleibt. 3. TN-Liste, Kostenübersicht und Belege: müssen künftig nicht mehr abgegeben, aber dann sicher verwahrt werden. Es könnte hier am einfachsten sein, tatsächlich alles in eine PDF zu packen und mit an die LGS zu schicken. Diese Funktionalität existiert (bis auf die Belege) schon. Für LJP-Steuern etc. muss ich hier aber noch die korrekte Dokumentation abklären. 4. theoretisch müssen weitere Zuschüsse (z.B. vom SJR) als Drittmittel im Antrag angegeben werden. Hier muss ich noch klären, inwiefern wir da überhaupt zum Antrags-Zeitpunkt einen möglichen Betrag kennen. Das System gilt für alle Aktivitäten ab diesem Jahr

Ich finde es echt schade, dass die JDAV sich hier auf ein proprietäres Dateiformat festlegt. Aber was solls, da müssen wir uns wohl beugen.

Die Tabellen haben jeweils 4 Zeilen, sollen da alle Anträge gebündelt abgegeben werden? Oder weiterhin einzeln je Maßnahme?
:(
Das heißt, die Kostenübersicht ist nicht mehr relevant für den eigentlichen Antrag? Das scheint mir seltsam.

Ich finde es echt schade, dass die JDAV sich hier auf ein proprietäres Dateiformat festlegt. Aber was solls, da müssen wir uns wohl beugen. 1. Die Tabellen haben jeweils 4 Zeilen, sollen da alle Anträge gebündelt abgegeben werden? Oder weiterhin einzeln je Maßnahme? 2. :( 3. Das heißt, die Kostenübersicht ist nicht mehr relevant für den eigentlichen Antrag? Das scheint mir seltsam.

ich gehe davon aus, dass man damit mehrere Anträge in ein Excel-Sheet machen kann. Ich würde aber wie bisher pro Antrag eine eigene Datei machen, passt besser in unseren Prozess oder?
ja verstehe ich auch nicht :/ Man könnte überlegen, ob man aus dem aktuellen TEX file mit pandoc ein DOCX erstellt und runterlädt
zumindest will das Land die detaillierte Übersicht nicht standardmäßig sehen, in dem Antrags-PDF/bzw. zukünftig XLSX stehen ja die finalen Kosten drin. Für eine Prüfung muss aber natürlich ne detaillierte Übersicht da sein.

1. ich gehe davon aus, dass man damit mehrere Anträge in ein Excel-Sheet machen kann. Ich würde aber wie bisher pro Antrag eine eigene Datei machen, passt besser in unseren Prozess oder? 2. ja verstehe ich auch nicht :/ Man könnte überlegen, ob man aus dem aktuellen TEX file mit pandoc ein DOCX erstellt und runterlädt 3. zumindest will das Land die detaillierte Übersicht nicht standardmäßig sehen, in dem Antrags-PDF/bzw. zukünftig XLSX stehen ja die finalen Kosten drin. Für eine Prüfung muss aber natürlich ne detaillierte Übersicht da sein.

Ja, denke ich auch.
Oh sehr gute Idee, ich wusste nicht, dass pandoc .tex in .docx umwandeln kann. Wenn das geht, würde ich das machen.
TN-Liste, Kostenübersicht und Belege sind ja "sicher" im Kompass verwahrt. Aber wenn die Landesgeschäftsstelle uns das verwahren abnimmt, bin ich natürlich auch nicht traurig drum.

1. Ja, denke ich auch. 2. Oh sehr gute Idee, ich wusste nicht, dass pandoc `.tex` in `.docx` umwandeln kann. Wenn das geht, würde ich das machen. 3. TN-Liste, Kostenübersicht und Belege sind ja "sicher" im Kompass verwahrt. Aber wenn die Landesgeschäftsstelle uns das verwahren abnimmt, bin ich natürlich auch nicht traurig drum.

ja das geht mMn
absolut, sehe ich auch so.

2. ja das geht mMn 3. absolut, sehe ich auch so.

Ein Start für 1. ist in #121. Offen ist noch

Bildungsziel
PLZ im Ort fehlt idR (aktuell wird einfach das "Ort" Feld der Freizeit genommen)
Begründung falls nicht in Baden-Württemberg. Da könnte man sicher was basteln, was checked ob der angegebene Ort in Baden-Württemberg liegt. (Vielleicht sollte man für das Ort Feld eine strukturiertere Angabe forcieren, also es wird gechecked ob es den Ort gibt. Dann wäre auch der PLZ Punkt behoben und die Datenqualität wäre höher, was für Krisenintervention nicht ganz unwichtig ist.) Aber das führt vllt zu weit.

Ein Start für 1. ist in #121. Offen ist noch - [x] Bildungsziel - [ ] PLZ im Ort fehlt idR (aktuell wird einfach das "Ort" Feld der Freizeit genommen) - [ ] Begründung falls nicht in Baden-Württemberg. Da könnte man sicher was basteln, was checked ob der angegebene Ort in Baden-Württemberg liegt. (Vielleicht sollte man für das Ort Feld eine strukturiertere Angabe forcieren, also es wird gechecked ob es den Ort gibt. Dann wäre auch der PLZ Punkt behoben und die Datenqualität wäre höher, was für Krisenintervention nicht ganz unwichtig ist.) Aber das führt vllt zu weit.

ist jetzt auch in #121 implementiert. Ich habe es jetzt alles nochmal bisschen umgebaut:

Der "Seminarbericht" Tab auf Ausfahrten hat nicht mehr die aufgeschlüsselten Felder sondern nur noch ein Textfeld "Zielverfolgung- und Erreichung" wie in der .docx Vorlage. Dort wird zudem Bildungsziel (eines der 4) und Kategorie (thm.or. Bildungsmaßnahme oder Juleiweiterbildung) abgefragt. Weder Text noch zeitlicher Ablauf sind notwendige Felder.
Der Knopf "LJP Antrag erstellen" erfordert jetzt, dass ein Seminarbericht angelegt ist. Das bedeutet einfach nur, dass man einen Titel, ein Bildungsziel und eine Kategorie auswählt.
Nach Drücken auf "LJP Antrag erstellen" landet man jetzt auf einer Seite mit kleiner Erklärung und dann drei "Herunterladen" Knöpfen: V-BK Formular als excel, Seminarbericht als .docx und die Kosten- und Teilnehmendenübersicht wie gehabt als PDF.

Ich denke, dass deckt die Spec erstmal ab.

Wünschenswert wäre jetzt noch ein "Einreichen" Prozess. Wenn ich es richtig verstehe, ist der neue Ablauf, dass die JLs den Antrag beim Jugendreferat "einreichen", das Jugendreferat dann den Antrag prüft und gegebenenfalls die Mittel freigibt und den Antrag an die LGS verschickt (das Verschicken können wir natürlich wieder automatisieren per Knopfdruck und vorformulierter E-Mail). Das geht jetzt wieder in den "Genehmigungsprozess", das müssten wir nochmal genau ausdesignen, bzw. ich bräuchte hier nochmal Input vom Jugendreferat (insb. von Samuel und Fabrizio) wie es am Besten aussehen sollte.

2. ist jetzt auch in #121 implementiert. Ich habe es jetzt alles nochmal bisschen umgebaut: - Der "Seminarbericht" Tab auf Ausfahrten hat nicht mehr die aufgeschlüsselten Felder sondern nur noch ein Textfeld "Zielverfolgung- und Erreichung" wie in der .docx Vorlage. Dort wird zudem Bildungsziel (eines der 4) und Kategorie (thm.or. Bildungsmaßnahme oder Juleiweiterbildung) abgefragt. Weder Text noch zeitlicher Ablauf sind notwendige Felder. - Der Knopf "LJP Antrag erstellen" erfordert jetzt, dass ein Seminarbericht angelegt ist. Das bedeutet einfach nur, dass man einen Titel, ein Bildungsziel und eine Kategorie auswählt. - Nach Drücken auf "LJP Antrag erstellen" landet man jetzt auf einer Seite mit kleiner Erklärung und dann drei "Herunterladen" Knöpfen: V-BK Formular als excel, Seminarbericht als .docx und die Kosten- und Teilnehmendenübersicht wie gehabt als PDF. Ich denke, dass deckt die Spec erstmal ab. Wünschenswert wäre jetzt noch ein "Einreichen" Prozess. Wenn ich es richtig verstehe, ist der neue Ablauf, dass die JLs den Antrag beim Jugendreferat "einreichen", das Jugendreferat dann den Antrag prüft und gegebenenfalls die Mittel freigibt und den Antrag an die LGS verschickt (das Verschicken können wir natürlich wieder automatisieren per Knopfdruck und vorformulierter E-Mail). Das geht jetzt wieder in den "Genehmigungsprozess", das müssten wir nochmal genau ausdesignen, bzw. ich bräuchte hier nochmal Input vom Jugendreferat (insb. von Samuel und Fabrizio) wie es am Besten aussehen sollte.

Hey du, habs mir jetzt mal im happy path angeschaut, sieht erstmal richtig gut aus. Danke!

Ein paar Kleinigkeiten sind mir schon aufgefallen:

Excel-Datei hat eine laufende Nummer für jede Maßnahme. Können wir hierfür die Datensatz ID des Kompass nehmen für eine bessere Wiederauffindbarkeit? Können wir alle erzeugten Dateinamen mit der ID als Präfix versehen und die ID innerhalb der Dokumente irgendwo eintragen? --> dann kann das alles auch sehr einfach gemeinsam abgelegt werden.
Excel-Datei hat jugendreferat@jdav-hd.de als Kontaktadresse, die PDF geschaeftsstelle@alpenverein-heidelberg.de. --> können wir überall konsistent jugendreferat@jdav-hd.de nehmen?
Berichts-DOCX: Text aus dem Feld Zielverfolgung- und Erreichung wird nicht im Dokument angezeigt. Streng genommen ergibt der Titel "Zielverfolgung und -Erreichung" (Bindestrich an Erreichung) mehr Sinn (low prio).
Excel-Datei: Je nach Spracheinstellung wird in Excel ein Komma (,) oder ein Punkt (.) als Dezimaltrennzeichen verwendet. Wenn das Zeichen nicht mit der Einstellung in Excel übereinstimmt, wird ein Formelfehler angezeigt. Kann man bei Befüllung der Excel-Datei ein Lokalisierungs-unabhängiges Dezimaltrennzeichen setzen?

Bzgl. deiner Ideen zu PLZ und Begründing BW: Generell ist natürlich wünschenswert, dass alle notwendigen Infos bereits im Kompass gesetzt werden können. Sowohl im Kompass als auch danach in der Excel-Datei noch Eingaben zu verlangen wird wahrscheinlich auch schwer zu vermitteln. Insofern fände ich ein Feld für PLZ und Begründung, falls nicht in BaWü schon sinnvoll. Den Check, ob PLZ in BW ist, brauchst du ja nichtmal unbedingt, das sollte der/die JL ja selbst wissen und wenn es in BW ist entspr. keinen Grund angeben.

In den generierten Excel-Sheets fehlen auch die von der LGS angelegten Dropdowns, daher ist es wahrscheinlich sinnvoll, wenn alle Dropdown-Felder vom Kompass ausgefüllt werden.

Hey du, habs mir jetzt mal im happy path angeschaut, sieht erstmal richtig gut aus. Danke! Ein paar Kleinigkeiten sind mir schon aufgefallen: 1. Excel-Datei hat eine laufende Nummer für jede Maßnahme. Können wir hierfür die Datensatz ID des Kompass nehmen für eine bessere Wiederauffindbarkeit? Können wir alle erzeugten Dateinamen mit der ID als Präfix versehen und die ID innerhalb der Dokumente irgendwo eintragen? --> dann kann das alles auch sehr einfach gemeinsam abgelegt werden. 2. Excel-Datei hat jugendreferat@jdav-hd.de als Kontaktadresse, die PDF geschaeftsstelle@alpenverein-heidelberg.de. --> können wir überall konsistent jugendreferat@jdav-hd.de nehmen? 3. Berichts-DOCX: Text aus dem Feld Zielverfolgung- und Erreichung wird nicht im Dokument angezeigt. Streng genommen ergibt der Titel "Zielverfolgung und -Erreichung" (Bindestrich an Erreichung) mehr Sinn (low prio). 4. Excel-Datei: Je nach Spracheinstellung wird in Excel ein Komma (,) oder ein Punkt (.) als Dezimaltrennzeichen verwendet. Wenn das Zeichen nicht mit der Einstellung in Excel übereinstimmt, wird ein Formelfehler angezeigt. Kann man bei Befüllung der Excel-Datei ein Lokalisierungs-unabhängiges Dezimaltrennzeichen setzen? Bzgl. deiner Ideen zu PLZ und Begründing BW: Generell ist natürlich wünschenswert, dass alle notwendigen Infos bereits im Kompass gesetzt werden können. Sowohl im Kompass als auch danach in der Excel-Datei noch Eingaben zu verlangen wird wahrscheinlich auch schwer zu vermitteln. Insofern fände ich ein Feld für PLZ und Begründung, falls nicht in BaWü schon sinnvoll. Den Check, ob PLZ in BW ist, brauchst du ja nichtmal unbedingt, das sollte der/die JL ja selbst wissen und wenn es in BW ist entspr. keinen Grund angeben. In den generierten Excel-Sheets fehlen auch die von der LGS angelegten Dropdowns, daher ist es wahrscheinlich sinnvoll, wenn alle Dropdown-Felder vom Kompass ausgefüllt werden.

meinst du die Nummer in der ersten Spalte (1, 2, 3, ...) oder die "Ordnungsnummer"? Letztere wird aktuell mit "B {jahr}-{id}" beschrieben (das B ist da nur weil ich das ästhetisch fand :D). Kann das aber natürlich zu "{id}" ändern.
ist gemacht
danke, ist gefixed.
~~du meinst die Spracheinstellungen von Excel oder? Ja, geht bestimmt, versuche ich zu fixen.~~ Update: ich kann es leider nicht reproduzieren, wechseln der Interface Sprache in Libre Office führt dazu, dass "." durch "," ersetzt wird (und vice versa).

Re PLZ: PLZ als Feld der Ausfahrt und nicht-BaWü Begründung als Feld im LJP Antrag, einverstanden? Update: habe ich wie beschrieben implementiert

1. meinst du die Nummer in der ersten Spalte (1, 2, 3, ...) oder die "Ordnungsnummer"? Letztere wird aktuell mit "B {jahr}-{id}" beschrieben (das B ist da nur weil ich das ästhetisch fand :D). Kann das aber natürlich zu "{id}" ändern. 2. ist gemacht 3. danke, ist gefixed. 4. ~~du meinst die Spracheinstellungen von Excel oder? Ja, geht bestimmt, versuche ich zu fixen.~~ Update: ich kann es leider nicht reproduzieren, wechseln der Interface Sprache in Libre Office führt dazu, dass "." durch "," ersetzt wird (und vice versa). Re PLZ: PLZ als Feld der Ausfahrt und nicht-BaWü Begründung als Feld im LJP Antrag, einverstanden? Update: habe ich wie beschrieben implementiert

Okay habe #121 fürs erste gemerged, für die restlichen Punkte benötige ich noch Input wie oben beschrieben.

Ich meine die Ordnungsnummer, für mich würde auch die Kombination mit B und Jahr (wofür steht B!? :D) passen, für mich wäre nur wichtig, dass diese Kennung (die eindeutig auf ne Kompass-Ausfahrt verweist), überall im gleichen Format draufsteht, damit die inzwischen 3 Dokumente :/ schnell als zusammengehörig identifiziert werden können.
- 3.: vielen dank!
ich schau mal, ob es in Office online (haben im Zweifelsfall alle Juleis über DAV360) auch passt, dann könnte es nur ein quirk von Excel for Mac sein...

PLZ passt für mich, danke! Nur eine Kleinigkeit jetzt noch: Inzwischen ist das Ausfahrtenformular relativ lang geworden, inkl. einer Reihe von Pflichtfeldern. Dadurch dass man Zwischenstände nur speichern kann, wenn man die alle befüllt hat, ist die Hürde zum Erstellen relativ hoch geworden. Schaffen wir es mittelfristig, die Zahl der Model-based required fields etwas runter zu bringen und stattdessen für LJP/Abrechnungseinreichung Checks zu machen? (ich weiß mehr custom code...)

1. Ich meine die Ordnungsnummer, für mich würde auch die Kombination mit B und Jahr (wofür steht B!? :D) passen, für mich wäre nur wichtig, dass diese Kennung (die eindeutig auf ne Kompass-Ausfahrt verweist), überall im gleichen Format draufsteht, damit die inzwischen 3 Dokumente :/ schnell als zusammengehörig identifiziert werden können. 2. - 3.: vielen dank! 4. ich schau mal, ob es in Office online (haben im Zweifelsfall alle Juleis über DAV360) auch passt, dann könnte es nur ein quirk von Excel for Mac sein... PLZ passt für mich, danke! Nur eine Kleinigkeit jetzt noch: Inzwischen ist das Ausfahrtenformular relativ lang geworden, inkl. einer Reihe von Pflichtfeldern. Dadurch dass man Zwischenstände nur speichern kann, wenn man die alle befüllt hat, ist die Hürde zum Erstellen relativ hoch geworden. Schaffen wir es mittelfristig, die Zahl der Model-based required fields etwas runter zu bringen und stattdessen für LJP/Abrechnungseinreichung Checks zu machen? (ich weiß mehr custom code...)

Ordnungsnummern habe ich jetzt hoffentlich überall hinzugefügt. Das B steht für "Bildungsmaßnahme", weil ich das Wort "Themenorientierte Bildungsmaßnahme" so klasse finde, völlig nichts-sagend und sehr geschwollen :D

Sag Bescheid, falls du sie lieber prominenter / wo anders in den Dokumenten hättest.

Ordnungsnummern habe ich jetzt hoffentlich überall hinzugefügt. Das B steht für "Bildungsmaßnahme", weil ich das Wort "Themenorientierte Bildungsmaßnahme" so klasse finde, völlig nichts-sagend und sehr geschwollen :D Sag Bescheid, falls du sie lieber prominenter / wo anders in den Dokumenten hättest.

Ordnugnsnummern sehen top aus, danke! Auch als Präfix sehr gut 👍 bei der VBK-Excel besteht noch ein Problem. Zumindest bei mir wird die Datei mit dem generischen Namen "ljp_vbk" runtergeladen und ohne "XLSX" Suffix. Ich kann das manuell dranhängen und die Datei dann öffnen, also scheint nur bei der Benennung der File was schief zu laufen. Ansonsten sollte der Prozess erstmal stehen, danke!

Hm, das mit dem Namen kann ich nicht reproduzieren. Wenn ich auf

https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/freizeit/3/download/ljp_vbk

klicke wird mir B24-3_Alpine Erfahrungen ermöglichen_LJP_V-BK_3.2.xlsx als Dateiname vorgeschlagen.

Hm, das mit dem Namen kann ich nicht reproduzieren. Wenn ich auf https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/freizeit/3/download/ljp_vbk klicke wird mir B24-3_Alpine Erfahrungen ermöglichen_LJP_V-BK_3.2.xlsx als Dateiname vorgeschlagen.

stimmt, bei mir funktioniert der auch. Habe bisher immer https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/freizeit/11/download/ljp_vbk ausprobiert, bei dem funktioniert es nicht.

stimmt, bei mir funktioniert der auch. Habe bisher immer https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/freizeit/11/download/ljp_vbk ausprobiert, bei dem funktioniert es nicht.

Das habe ich aus den Augen verloren. Es lag mal wieder an einem Unicode character, der nicht escaped wurde, ist jetzt behoben.

Eine Frage habe ich noch: Aktuell wird an die Dateinamen aller erzeugten Dokumente das aktuelle Datum angefügt. Findest du das sinnvoll? Ich weiß nicht mehr, wieso ich das mal hinzugefügt habe, aber ich denke eigentlich wir könnten es entfernen oder durch das tatsächliche Datum der Ausfahrt ersetzen. So finde ich es eher verwirrend.

> stimmt, bei mir funktioniert der auch. Habe bisher immer https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/freizeit/11/download/ljp_vbk ausprobiert, bei dem funktioniert es nicht. Das habe ich aus den Augen verloren. Es lag mal wieder an einem Unicode character, der nicht escaped wurde, ist jetzt behoben. Eine Frage habe ich noch: Aktuell wird an die Dateinamen aller erzeugten Dokumente das aktuelle Datum angefügt. Findest du das sinnvoll? Ich weiß nicht mehr, wieso ich das mal hinzugefügt habe, aber ich denke eigentlich wir könnten es entfernen oder durch das tatsächliche Datum der Ausfahrt ersetzen. So finde ich es eher verwirrend.

ich finde auch das Datum der Ausfahrt ist die sinnvollere Angabe 👍

Ist gefixed in ffef3c93c3.

Ist gefixed in ffef3c93c312e4f1cb765f.

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