diff --git a/docs/source/images/members_registration_form.png b/docs/source/images/members_registration_form.png new file mode 100644 index 0000000..a0ae5c1 Binary files /dev/null and b/docs/source/images/members_registration_form.png differ diff --git a/docs/source/images/members_unconfirmed_registration_demote.png b/docs/source/images/members_unconfirmed_registration_demote.png new file mode 100644 index 0000000..94d308b Binary files /dev/null and b/docs/source/images/members_unconfirmed_registration_demote.png differ diff --git a/docs/source/images/members_waitinglist_change_invite_to_group.png b/docs/source/images/members_waitinglist_change_invite_to_group.png new file mode 100644 index 0000000..6be83a7 Binary files /dev/null and b/docs/source/images/members_waitinglist_change_invite_to_group.png differ diff --git a/docs/source/images/members_waitinglist_change_invite_to_group_button.png b/docs/source/images/members_waitinglist_change_invite_to_group_button.png new file mode 100644 index 0000000..02d8980 Binary files /dev/null and b/docs/source/images/members_waitinglist_change_invite_to_group_button.png differ diff --git a/docs/source/images/members_waitinglist_change_invite_to_group_selection.png b/docs/source/images/members_waitinglist_change_invite_to_group_selection.png new file mode 100644 index 0000000..5cb2bc9 Binary files /dev/null and b/docs/source/images/members_waitinglist_change_invite_to_group_selection.png differ diff --git a/docs/source/waitinglist.rst b/docs/source/waitinglist.rst index 4b686b9..09bfe7b 100644 --- a/docs/source/waitinglist.rst +++ b/docs/source/waitinglist.rst @@ -3,8 +3,170 @@ Warteliste und neue Mitglieder ============================== -Hier wird die Warteliste erklärt und verschiedene Möglichkeiten erläutert, wie -neue Teilnehmer\*innen angelegt werden können. +Neben der Verwaltung von bestehenden Teilnehmer\*innen, verwaltet und automatisiert der +Kompass auch möglichst viel der Aufnahme neuer Teilnehmer\*innen. -.. warning:: - Diese Seite ist noch im Aufbau. +Grundsätzlich registrieren sich neue Mitglieder als Teilnehmer\*in einer Gruppe +im Kompass selbst. Dazu gibt es ein Registrierungsformular, indem das neue Gruppenkind oder +auch der*die neue Jugendleiter*in alle Stammdaten selber eingeben kann: + +.. image:: images/members_registration_form.png + +Natürlich soll sich nicht jede Person einfach so registrieren können, daher gibt es zwei Wege +zur Registrierung und damit zur Aufnahme als Teilnehmer\*in im Kompass: + +- `Anmeldung auf der Warteliste`_ und Einladung zu einem Gruppenplatz sobald einer verfügbar ist: + Dies betrifft Gruppen, die zur Zeit keine freien Plätze haben, wie zum Beispiel volle Klettergruppen. +- `Direkte Registrierung`_ per :ref:`group-registration-password`: Für Gruppen ohne Warteliste kannst du + als Leiter*\in deiner + Gruppe neuen Mitgliedern das persönliche Gruppenpasswort mitteilen mit dem sie sich direkt + auf der Webseite für deine Gruppe registrieren können. + +Nach Ausfüllen des Registrierungsformulars landen die Daten im Kompass unter +`Unbestätigte Registrierungen`_. Du überprüfst diese dann auf Vollständigkeit und bestätigst gegebenenfalls +die Registrierung, um die Person in deine Gruppe aufzunehmen. + +Im folgenden werden die verschiedenen Komponenten erläutert. Während du als Gruppenleiter\*in in der +:ref:`registration` selbst die Daten deiner neuen Gruppenmitglieder kontrollierst und bestätigst, +wird die Warteliste von unserer\*unserem Beauftragte\*n für die Warteliste geführt. + +.. _registration: + +Registrierung +------------- + +Ob über die Warteliste oder über ein :ref:`group-registration-password`: Erreicht die Person +den Status in eine Gruppe aufgenommen zu werden, trägt die Person ihre Daten selbstständig +über die Webseite ein. + +Hier werden neben den Daten aus der Wartelistenanmeldung, auch eine Telefonnummer, Adresse und ein +Scan oder Foto vom Anmeldeformular abgefragt. Ebenso ist mindestens ein Notfallkontakt zu hinterlegen. + +Liegt eine neue *Unbestätigte Registrierung* für eine Gruppe vor, so werden die Jugendleiter\*innen der +Gruppe darüber benachrichtigt. + +Unbestätigte Registrierungen +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ + +Nach ausgeführter Registrierung landet der\*die Teilnehmer\*in unter `Unbestätigte Registrierungen`_. +Hier siehst du alle Teilnehmer\*innen, die sich für deine Gruppe registrieren möchten. Möchte +die Person deiner Gruppe beitreten und hast du alle +Daten auf Vollständigkeit geprüft? Dann bestätige die Registrierung um den\*die neue Teilnehmer\*in in +deine Gruppe aufzunehmen. + +Hat sich die Person dagegen entschieden sich deiner Gruppe anzuschließen, kannst du +den\*die Teilnehmer\*in wieder auf die Warteliste zurücksetzen: + +.. image:: images/members_unconfirmed_registration_demote.png + +Neues Mitglied in euerer Gruppe +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ + +Nach dem ihr ein neues Mitglied in eurer Gruppe habt seid ihr auch vorrangig für die Datenpflege +zuständig. Bitte ruft die Detailansicht des\*der Teilnehmer\*in auf. Öffnet das Anmeldeformular und +Übertragt die Infos in die zugehörigen Felder. Weiteres dazu findet ihr in der +:ref:`Teilnehmer\*innenverwaltung ` + +.. _group-registration-password: + +Gruppenpasswort +--------------- + +Für Gruppen die keine Warteliste haben, geht die Anmeldung direkt per E-Mail. Damit auch hier +die Daten nicht manuell eingegeben werden müssen, kann für die Gruppe ein Registrierungspasswort +angelegt werden. + +Möchtest du für deine Gruppe ein solches Passwort anlegen, dann `melde dich +bei uns`_. Du kannst im Anschluss das Passwort deinen neuen Teilnehmenden mitteilen, sodass +sich diese direkt `registrieren`_ können. + +Warteliste +---------- + +Wer gute und engagierte Jugendarbeit macht, stößt meist auf ein (schönes) Problem: Die Nachfrage +ist höher als es das ehrenamtliche Angebot hergibt. Daher können wir nicht allen +Interessierten einen Gruppenplatz anbieten und dürfen daher eine Warteliste pflegen. + +Auf der `Anmeldungsseite`_ können sich Interessierte in unsere Warteliste eintragen. Wann immer +es wieder Platz in einer Jugendgruppe gibt, werden die Plätze den Personen auf der Liste entsprechend +ihrer Reihenfolge angeboten. + +.. note:: + Die folgenden Punkte werden federführend von unserer\*m Berauftragten für die Warteliste geführt. + Lies dennoch gerne weiter um die Prozesse tiefer zu verstehen! Es kann allerdings passieren, dass + du manche der Links im Folgenden nicht aufrufen kannst. + +Anmeldung +^^^^^^^^^ + +Interessierte können sich selbst auf der Webseite `anmelden`_. Die Daten für den Eintrag in die Warteliste +sind bewusst so gering wie möglich gehalten. Es wird nur der Name, Geburtsdatum, Gender und Mail erfasst. +Zusätzlich gibt es ein Freitextfeld für eine Nachricht. + +Um sicherzustellen, dass die E-Mail Adresse stimmt, wird zusätzlich eine Bestätigung der E-Mail Adresse abgefragt. + +Verwaltung im Kompass +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ + +Eingereichte Anmeldungen landen im Kompass im Bereich `Warteliste`_. Neben der Übersicht +über alle Einträge auf der Warteliste, siehst du in der Detailansicht weitere Felder +wie zum Beispiel der bei der Anmeldung eingegebene Text. + +Hast du eine Anmerkung zu einer Anmeldung, kannst du das im *Kommentare* Feld hinterlassen. + +.. note:: + Im Kompass lassen sich nicht manuell Wartelisteneinträge hinzufügen. Anfragen per Mail + sind auf das Formular zu verweisen, damit wird sichergestellt, dass die + E-Mail Adresse bestätigt wird. + +Einladung zu einer Gruppe +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ + +Ist ein Platz frei geworden wird dieser Kindern von der Warteliste angeboten. Dies kann entweder durch +Auswahl mehrer Kinder in der Liste erfolgen, oder über den Knopf *Zu Gruppe einladen*, wenn man die +Detailseite zu einem Kind geöffnet hat. + +.. image:: images/members_waitinglist_change_invite_to_group_button.png + +Wenn du auf *Zu Gruppe einladen* klickst, gelangst du zu einer Seite auf der du +die Gruppe auswählen kannst zu der du die Person einladen möchtest. + +.. image:: images/members_waitinglist_change_invite_to_group_selection.png + +Klickst du dann auf *Einladen* wird das Kind / Eltern über die hinterlegte E-Mail Adresse darüber +informiert, dass es einen freien Gruppenplatz gibt. Die Mail enthält Zeit und Wochentag der +Gruppenstunde, wenn diese im Kompass hinterlegt sind. In der Mail ist außerdem ein Downloadlink zu +unserem Anmeldeformular und ein Link zur :ref:`registration` enthalten. + +Passt die Zeit nicht, so kann die eingeladene Person den Platz direkt per Link aus der Mail heraus +ablehnen. + +Eine Übersicht über alle Einladungen, die an die Person bereits verschickt wurden, +siehst du in der Detailansicht im Tab *Gruppeneinladungen*. Dort siehst du auch, ob die Einladung +noch aussteht oder abgelehnt wurde. + +Die Leitung der Gruppe erhält die Mail per CC. Bitte nur lesen und keine Links klicken... + +Pflege der Warteliste +^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ + +Kinder werden manchmal schon vor der Geburt auf die Warteliste gesetzt, zwischen der Anmeldung +und der ersten Einladung zu einer Schnupperstunde können also Jahre vergehen. Das bedeutet natürlich, +dass sich das Interesse über die Zeit verändern kann. + +Um zu verhindern, dass über lange Zeit *Karteileichen* mitgeschleppt werden, die gar kein Interesse +mehr an einem Jugendgruppenplatz haben, bietet der Kompass die Funktion eine wartende Person +aufzufordern ihr Interesse zu bestätigen. + +Das passiert in regelmäßigen Abständen automatisch: Allen Wartenden wird eine E-Mail geschickt mit +einem Link, mit dem sie mit einem Klick ihr Interesse bestätigen können. Falls die Person +drei Erinnerungen verstreichen lässt, wird sie automatisch von der Warteliste entfernt. + +.. _Anmeldungsseite: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist +.. _`Anmeldung auf der Warteliste`: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist +.. _`anmelden`: https://jdav-hd.de/de/members/waitinglist +.. _`Warteliste`: https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/memberwaitinglist/ +.. _`Direkte Registrierung`: https://jdav-hd.de/de/members/register +.. _`registrieren`: https://jdav-hd.de/de/members/register +.. _`Unbestätigte Registrierungen`: https://jdav-hd.de/de/kompassmembers/memberunconfirmedproxy/ +.. _`melde dich bei uns`: mailto:digitales@jdav-hd.de